Lo Shadow IT è una delle sfide più comuni nelle aziende moderne. Si tratta di risorse software, hardware o servizi informatici utilizzati senza l'approvazione o il controllo del reparto IT aziendale. Questo fenomeno, sempre più diffuso, porta con sé vantaggi immediati ma anche rischi significativi per la sicurezza e la conformità delle organizzazioni.
Che cos'è lo Shadow IT?
Il termine Shadow IT si riferisce a strumenti e applicazioni non autorizzati utilizzati dai dipendenti per scopi lavorativi. Esempi comuni includono:
- Utilizzo di cloud storage personali come Google Drive o Dropbox per la condivisione di file aziendali.
- Svolgimento di riunioni tramite piattaforme di videoconferenza non approvate.
- Creazione di gruppi di chat non ufficiali per comunicazioni interne.
A differenza di malware o strumenti dannosi, lo shadow IT è introdotto dagli utenti autorizzati della rete per migliorare la propria produttività o colmare lacune tecnologiche percepite.
Perché lo Shadow IT è così diffuso?
Secondo uno studio di Cisco, l'80% dei dipendenti utilizza risorse non autorizzate per la loro semplicità e rapidità d’uso. Alcune delle principali cause includono:
- Lavoro a distanza: La necessità di strumenti accessibili ovunque ha favorito l’adozione di applicazioni SaaS e dispositivi personali.
- Politiche BYOD (Bring Your Own Device): I dipendenti usano i propri dispositivi personali, spesso senza un monitoraggio adeguato.
- Lentezza nei processi di approvazione IT: I team preferiscono bypassare il reparto IT per adottare rapidamente soluzioni tecnologiche che considerano più efficaci.
I rischi dello Shadow IT
Nonostante i vantaggi percepiti, lo shadow IT introduce vulnerabilità significative. Tra i rischi principali:
- Perdita di visibilità IT: Il reparto IT non ha controllo su queste risorse, esponendo l’azienda a vulnerabilità non gestite.
- Violazione dei dati: Le applicazioni non protette possono compromettere informazioni sensibili o strategiche.
- Non conformità normativa: Molti strumenti shadow IT non rispettano le normative come GDPR o PCI-DSS, mettendo l'azienda a rischio di sanzioni.
- Interruzioni operative: L’uso di strumenti non integrati con il sistema IT aziendale può causare inefficienze o incompatibilità.
Esempi di Shadow IT
Le risorse shadow IT includono:
- App di produttività come Trello e Asana.
- Servizi di cloud storage come Google Drive, Dropbox e Microsoft OneDrive.
- App di messaggistica e videoconferenza come Slack, WhatsApp, Zoom e Signal.
- Dispositivi personali, come smartphone o laptop, utilizzati per accedere a risorse aziendali.
Come gestire lo Shadow IT in azienda?
Anziché vietare completamente lo shadow IT, molte aziende adottano strategie per integrarlo in modo sicuro nell’ecosistema aziendale. Ecco alcune best practice:
- Monitoraggio continuo: Utilizzare strumenti di gestione della superficie di attacco per rilevare e mappare le risorse shadow IT.
- Sicurezza del cloud: Implementare soluzioni come i Cloud Asset Security Broker (CASB) per proteggere le connessioni a risorse cloud, autorizzate o meno.
- Policy chiare e formazione: Educare i dipendenti sui rischi dello shadow IT e offrire alternative approvate e sicure.
- Semplificazione dei processi IT: Rendere più agili i processi di approvazione per nuove tecnologie, riducendo la necessità di bypassare il reparto IT.
Vantaggi dello Shadow IT
Non tutto lo shadow IT è negativo. Quando gestito correttamente, può offrire benefici come:
- Maggiore agilità aziendale: I team possono rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato.
- Strumenti personalizzati: I dipendenti possono utilizzare le tecnologie più adatte alle loro esigenze.
- Riduzione dei costi IT: Il reparto IT può concentrarsi sulle risorse strategiche, lasciando maggiore autonomia ai team.
Conclusioni
Lo shadow IT è una realtà inevitabile nelle aziende moderne, ma non deve essere visto esclusivamente come una minaccia. Con una gestione adeguata, può diventare un'opportunità per migliorare agilità, produttività e innovazione.
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